Gidsen · 3 min lezen
Deeldeclaratie: een groepsrekening correct declareren
Er zit een addertje onder de zakelijke lunch. De kassa geeft een bon met een factuurnummer (bijvoorbeeld INV-4050). Als vier collega's die ene bon allemaal indienen, ziet de boekhoudsoftware vier keer dezelfde btw, een dubbele claim. Naief splitsen is dus een fiscaal risico. De deelbon van Stip is ontworpen om dat te voorkomen.
Hoe Stip het oplost
Btw per item, niet 1/4 van 100 euro. Iedereen kiest zijn eigen items, dus Stip rekent het exacte netto plus btw per tarief uit. De deelbon zegt 25 euro, waarvan 3,50 euro btw: nette, herleidbare cijfers per persoon.
Parent-child nummers. Het originele factuurnummer blijft, met een deelclaim-suffix: parent INV-4050, kinderen INV-4050-STIP-A, INV-4050-STIP-B, enzovoort. Zo is elke deelbon te herleiden tot de oorspronkelijke rekening, zonder botsende nummers tussen bedrijven.
Bewijs erbij. De export bevat een PDF van de originele bon met de geclaimde items gemarkeerd, zodat de hele rekening en het geclaimde deel naast elkaar staan.
Ontworpen voor compliance
Dit is waar Stip zich onderscheidt van een simpele bon-op-scherm. Het deeldeclaratie-formaat is ontworpen voor een correcte administratie en wordt getoetst met boekhouders. Overleg de exacte declaratievorm altijd met je eigen boekhouder.
Veelgestelde vragen
- Waarom is gewoon splitsen niet genoeg?
- Omdat hetzelfde factuurnummer meerdere keren indienen tot dubbele btw-claims kan leiden. De parent-child nummering en btw-per-item zijn ontworpen om dat te voorkomen.
- Is de deelbon te herleiden?
- Ja: de deelbon verwijst naar de parent en toont de geclaimde regels, met de originele bon als bijlage. Overleg de declaratievorm met je boekhouder.
- Moet ik hier iets voor instellen?
- Nee. Zodra een gast zijn items claimt, maakt Stip de deelbon automatisch.